Gérez vos audits internes
« L'Audit Interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. »
Source IIA : Institute of Internal Auditors ( Institut des Auditeurs Internes).
Exigence de la plupart des référentiels qualité, l’activité d’audits internes se répand et se renforce sous l’influence de plusieurs facteurs :
- Renforcement du cadre réglementaire et juridique des opérations dans tous les secteurs (LSF, loi sur l’autonomie des universités, etc.) ;
- Médiatisation importante des dysfonctionnements et risque de scandale associé ;
- Nécessité de maîtriser ses procédures et processus internes, mais aussi de les améliorer, afin d’augmenter sa rentabilité.
Les enjeux de la gestion des audits internes
L’activité d’audits internes s’étoffe dans la plupart des organisations, ce qui conduit à la complexification progressive tant des phases de préparation de l’audit (calendrier des audits, affectation efficace des équipes d’audits, coordination avec les audités), que de réalisation et de suivi (élaboration et transmission du rapport, suivi des écarts et actions).
La traçabilité de toutes les opérations effectuées devient également un enjeu majeur.
Les apports de notre solution
Planification facilitée
La phase de préparation de l’audit est informatisée, à l’aide d’outils permettant de bâtir intelligemment le planning annuel d’audits, d’avertir les auditeurs des missions qui leur sont confiées et de leur permettre de se coordonner avec les audités. Tous les allers-retours enregistrés et informations associées sont conservées dans l’historique. Le programme de l’audit est automatiquement transmis aux audités dans les délais fixés.
Assistance à la rédaction du rapport
Au fil de l’audit, l’auditeur déroule un ou plusieurs questionnaires, qui peuvent être reliés aux référentiels auditables (incorporés au système, ou bien grés dans EnnovDoc). Les formulaires d’audit lui permettent d’éditer les éléments qui généreront la trame d’un rapport d’audit standard plus rapidement.
Ennov permet ensuite la diffusion de ce rapport à l’ensemble des personnes habilitées, les informant ainsi des écarts constatés et leur permettant de prendre les mesures correctives. Un mécanisme de validation du rapport peut être associé au processus afin d’automatiser cette opération, et d’en garder trace.
Gérez vos actions correctives et gardez le contrôle
Toutes les actions correctives sont associées à un responsable et un workflow est généré permettant un déroulé indépendant. Ennov permet de générer des sous processus et de garder une maîtrise des processus.
Gain de temps, rigueur, sécurité, historisation
Ennov vous permet de gérer :
- Assistance à l'organisation et aux tâches administratives en réduisant les délais au minimum
- Gestion et archivage de tous les documents qualité et les documents générés pendant les audits
- Suivi rigoureux du plan d'actions correctives jusqu'au solde avec outil de pilotage
- Historisation de l'ensemble pour une amélioration globale du système qualité
Résultats constatés
Facilitation des rapports avec les autorités de tutelle et diminution du nombre d'écarts constatés lors des audits externes.
