Reprise de données

Notre expérience

Plusieurs dizaines de projets conduits avec succès pour des reprises de données dans des contextes très variés :

• Migration depuis des bases Lotus Notes, des bases de données relationnelles, des applications développées en spécifique…
• Bascule de fonds documentaires non structurés (serveurs de fichiers) vers Ennov
• Numérisation de documents papier avant incorporation en masse dans le système
• Réingénierie documentaire à l’occasion de la reprise (fusion de différentes bases, consolidation de types de documents, réorganisation de la structure documentaire…)
• Reprise de données depuis différents formats (documents de tous types, dossiers composites, instances de processus) mais aussi transfert de paramétrage.

Exemples de projets : CEA Marcoule, Dailycer, DebioPharm, FAMAR, HORIBA Medical, Linde Gas, Peugeot S.A., Programme des Nations Unies pour le Développement, Safran, Stallergènes, Virbac…

A ce jour, Ennov a conduit avec succès plus de 80 missions comportant une phase de reprise de l’existant.

Mise en œuvre

Une mission de reprise de données dans Ennov comporte quatre phases :

1.    L’analyse des données de départ
2.    La création du fichier pivot
3.    L’import proprement dit
4.    La recette.

Les données de départ font l’objet d’une analyse minutieuse, il s’agit de comprendre comment sont structurés les documents et quelles sont les informations clés dont on se sert pour l’indexation et la recherche. Les besoins éventuels de réingénierie sont également identifiés à l’occasion d’ateliers avec les utilisateurs, ceci débouche sur des spécifications détaillées de reprise. Un format pivot est fourni par Ennov au client, qui sera alimenté automatiquement à partir d’une extraction de la base de départ, ou bien dans certains cas rempli à la main.

Ce format unique permet de se ramener ensuite à une opération d’import de données entièrement standardisée, quelle que soit l’origine des documents. Le module d’import, conçu, développé et validé par Ennov, permet en effet de transférer automatiquement les documents (champs de méta-données et attachements).

Des contrôles automatiques sont effectués à tous les niveaux durant ce processus, pour s’assurer de l’intégrité des données reprises et donc du bon fonctionnement dans la base Ennov d’arrivée, qui sera ainsi prête à l’emploi. Afin de donner au client le temps de vérifier les données importées, l’opération est effectuée deux fois : d’abord en test puis, après la recette des utilisateurs, en production.

A chaque opération d’import, Ennov livre un rapport qui garantit la conformité des données livrées aux spécifications, trace les éventuels documents en erreur et dénombre des documents importés.