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Non conformités
La gestion des non conformités est souvent liée à une démarche qualité. Dans un processus manufacturier courant, par exemple, les anomalies résolues au niveau de la conception ou du prototype sont beaucoup moins onéreuses pour l'entreprise que des modifications de chaînes de fabrication, ou pire, de rappel des biens une fois distribués ou vendus. La gestion rigoureuse des anomalies est donc un enjeu important dans les entreprises car elle vise à en réduire les délais et les coûts de traitement au minimum.
L'ABC de la gestion des non conformités
Les principales étapes de la gestion des non conformités consistent à :
- Les déceler en interne le plus tôt possible
- Les identifier et lancer leur traitement
- Trouver une parade le plus vite possible
- La tester pour s'assurer de ne pas recréer de problèmes ailleurs
- La mettre en œuvre le plus vite possible
Les modalités de mise en œuvre ont trois objectifs principaux : n'en omettre aucune, ne jamais faire le travail plusieurs fois, les corriger en limitant les coûts au maximum.
Les apports d'une solution informatisée : Ennov5 Process
Une solution informatisée de gestion des non conformités basée sur un outil de workflow facilite chacune des étapes décrites ci-dessus :
- Enregistrement systématique de tout signalement suivant des formulaires paramétrables
- Mise en œuvre d'un circuit de traitement avec regroupement des signalements, analyse et aiguillage pour action et suivi d'avancement jusqu'à la clôture
- Transmission instantanée des dossiers en interne avec notification quand il y a changement de responsabilité
- Suppression des "oublis" ou sauts d'étape fréquents tels la revalidation de la solution ou la clôture de la non-conformité
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L'informatisation apporte aussi des solutions qualitatives. L'application est sur le poste de travail, facile d'accès, simple à l'usage et ne nécessite plus de trouver le bon formulaire. Il devient si aisé de procéder à un signalement depuis son poste de travail, que l'on constate dans les organisations qui l'ont mis en place, une augmentation significative du nombre des signalements. Cette augmentation met en évidence le champ possible des améliorations quand aucun signalement ne se perd et aucune non-conformité n'est omise. Enfin, toute personne qui a une tâche à accomplir en est notifiée et le système peut lui afficher la liste des tâches qui lui sont affectées à chaque ouverture de l'application.
Evidemment, l'application Ennov5 ne décèle pas et ne résout pas les anomalies mais elle assure le travail administratif de collecte, de transmission, de regroupement et de contrôle sur le traitement des dossiers. Elle contribue donc grandement à la réduction des délais et donc des coûts de traitement des non conformités.
Les plus d'Ennov5
Ennov5 offre des fonctionnalités complémentaires qui permettent un pilotage performant du traitement des non-conformités. Aux managers, elle propose des vues synthétiques par statut d'avancement. Des alertes programmables peuvent leur être envoyées à expiration d'un délai imparti. Lors d'un audit, la traçabilité des actions, offerte par Ennov, permet de justifier les efforts fournis. C'est pourquoi, Ennov5 a de nombreuses fois été mis en œuvre pour le traitement des non-conformités, des réclamations clients, des déviations ou de simples anomalies projets.
Lesieur est un exemple de mise en œuvre