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Gestion documentaire
Les attentes
La gestion électronique de documents (GED) est l'une des exigences de base des entreprises actuelles en raison de l'explosion informationnelle et du besoin de retrouver les documents toujours plus vite. Les spécifications fonctionnelles les plus courantes sont :
- Gestion du volume documentaire sans aucune déperdition et ni possibilité pour les lecteurs de modifier une version validée d'un document
- Gestion de tous les stades d'un même document et consultation de la version à jour et validée
- Gestion d'un circuit de validation paramétrable en fonction du type de document ou du public concerné
- Recherche et consultation d'information aisée, mise au service du plus grand nombre mais dans le respect des habilitations
- Regroupement documentaires pour publication groupée (propositions commerciale, documentation marketing, Spécifications de produits,…)
La suite Ennov5 répond à ces exigences
En effet avec Ennov5 Doc, l'application gère tous les types de documents et tous les formats de fichiers attachés ainsi que leur cycle de vie : en préparation, pendant leur vie active, en archivage et en suppression. Elle gère aussi le cycle de validation en autorisant le paramétrage à volonté de workflows de signature qui sont activés avant chaque diffusion. En consultation, l'affichage standard permet une recherche arborescente mais des moteurs de recherche sont disponibles pour des recherches multicritères et en texte intégral. Ennov offre même des fonctionnalités de recherche avancée avec le module Pertimm. Le module Dossier permet de regrouper des documents de type et de formats hétérogènes dans un document unique qui peut être publié sous forme papier ou électronique comme un tout disposant de sa propre structuration, sa propre table des matières et sa pagination continue. Enfin, le module de conversion PDF convertit automatiquement les documents Office source en PDF pour éviter qu'ils soient ultérieurement modifiés par les lecteurs.
Et plus encore…
Par ailleurs, Ennov5 Doc gère les documents comme autant d'espaces collaboratifs. Il contrôle les interventions des différents co-auteurs, autorise une relecture simultanée et offre aux lecteurs la possibilité de laisser des commentaires aux auteurs et de recevoir des réponses. Le système propose aux auteurs des modèles de documents qui intègrent des zones mises à jour automatiquement à partir de la fiche d'indexation. Les informations cruciales comme le titre, le numéro de version ou la date d'application sont ainsi toujours à jour. Enfin, le paramétrage de profils permet de ne présenter aux lecteurs que les documents qui les concernent.
Mais, au-delà des fonctionnalités avancées de GED, les bénéfices les plus importants d'Ennov5 Doc ont des conséquences économiques bénéfiques :
- Indépendance et autonomie : le logiciel est paramétrable par des fonctionnels après 2 jours de formation. Les projets de GED ne sont donc plus tributaires du planning de l'Informatique et l'entreprise n'est plus tributaire d'un fournisseur de service pour adapter ses applications
- Gain de temps et souplesse : facile et rapide à mettre en œuvre, la GED est opérationnelle en quelques semaines et adaptable en quelques jours à tout moment
- Simplicité et faible coût de déploiement : le logiciel est web based ce qui signifie qu'il est accessible depuis tous les postes de travail en réseau ou sur le web par un simple browser
- Un rapport qualité / prix attrayant : les conditions de licence autorisent un déploiement large dans l'entreprise et un retour sur investissement rapide.
La solution Ennov5 de GED est mise en œuvre chez de nombreux clients d'Ennov dont SIAAP et Veolia.