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Ennov5 chez OFI
OFI est un groupe de gestion d'actifs pour compte de tiers indépendant qui réunit 9 expertises de gestion. Au 31 mars 2007, ses actifs sous gestion s'élèvent à près de 17 mds d'euros.
Le groupe OFI s'est doté d'Ennov Doc, pour gérer son fonds documentaire Organisation et Méthodes et le rendre accessible à ses nombreuses filiales en version actualisée. Les documents disponibles suivent tous le circuit de signature en vigueur dans l'entreprise, gage de leur validité.
Parallèlement, le groupe OFI a modélisé un processus d'audit interne et les actions qui en découlent pour limiter les risques financiers pris dans le groupe. Le workflow paramétré dans Ennov Process inclut :
- La planification des audits exceptionnels et récurrents
- Les contacts avec les audités
- Les audits en cours
- La génération de rapports
- Les liens vers les actions à mener
- La vérification des actions menées
- Leur clôture une fois les actions validée
Le point saillant de cette application pour le groupe OFI est la génération automatique de rapports d'audits qui intègre en bonne place les informations disséminées dans le formulaire d'audit renseigné à chaque étape : dates et thèmes des audits, noms des intervenants, remarques, observations, écarts, etc. Cette fonctionnalité présente le double avantage de supprimer les erreurs de report manuel et de faire gagner un temps non négligeable aux auditeurs.
Les deux applications de gestion documentaire basée sur Ennov5 Doc et de gestion des audits internes basée sur Ennov5 Process ont été opérationnelles en 6 mois avec une aide initiale au paramétrage du Service Clients d'Ennov. Après quelques années de fonctionnement, les bénéfices retirés sont évidents :
- Fonds documentaire centralisé, à jour et accessible à tous dans le groupe
- Formalisation de la méthode d'audit et de l'échange avec les audités pour le traitement des écarts
- Exhaustivité des actions post-audit
- Traçabilité totale sur les audits internes
- Visibilité sur la planification des audits à venir.