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Gestion des processus et gestion documentaire au CHU de Rouen
Le CHU-Hôpitaux de Rouen est le premier employeur de la région Haute-Normandie avec près de 8700 personnes réparties sur 5 établissements de soins, 2 établissements industriels et 11 écoles paramédicales. Il offre 2452 lits et a assuré plus de 100 000 entrées en 2007.
Première phase : gestion des événements indésirables et vigilances
En 2005, les évènements indésirables étaient déclarés sous forme papier à partir de formulaires diffusés sur l'intranet. Dès 2006, la Direction de la Qualité perçoit la nécessité de mettre en place un outil informatique, accessible à tous par l'intranet. Au terme d'un marché à procédure adapté, elle choisit Ennov5 Process qui garantit :
- Evolutivité et performances
- Confidentialité, traçabilité, gestion des profils utilisateurs et des autorisations
- Compatibilité et échange d'information avec les applications existantes
- Souplesse de paramétrage par des fonctionnels
- Ergonomie et convivialité
- Circuit de l'information modulable et adaptable en fonction du type d'évènements.
18 mois plus tard, au CHU de Rouen sont opérationnels:
- la gestion des processus de la Direction des Services Techniques (qui est l'un des services certifiés ISO 9001 V2000),
- le traitement de l'hémovigilance et de la matériovigilance,
- la gestion d'évènements indésirables liés aux chutes des patients, au SAMU, au SMUR, à la prise en charge des patients, à la réanimation chirurgicale,
- la gestion des non conformités liées au standard téléphonique,
- le suivi des réclamations et plaintes des patients ainsi que le signalement de vols ou de violence.
Seconde phase : généralisation à différents types de processus du CHU
En raison du succès et de la facilité d'usage de l'application, Ennov5 Process sera généralisé pour gérer des processus diversifiés dans les mois qui viennent : réforme de matériels, suivi des demandes de travaux, demandes d'investissement et évaluation des pratiques professionnelles médicales.
Gestion documentaire institutionnelle rigoureuse
En 2007, dans le cadre d' un appel d'offres, le CHU de Rouen s'est doté d'Ennov5 Doc pour gérer les documents institutionnels initialement stockés sur l'intranet. L'objectif est de rationnaliser la gestion documentaire. Un référentiel a été créé afin que les documents soient conformes aux modèles en vigueur et aient suivi le circuit de validation adapté. Le cycle de vie - document en préparation, applicable, archivé et éventuellement détruit - sera rigoureusement appliqué.
Les premiers documents à être intégrés seront ceux des commissions et comités. En parallèle les documents qualité des secteurs certifiés ISO 9001 V2000 ou d'accréditation COFRAC seront repris. Dans un troisième temps, les documents des secteurs respectant le référentiel méthodologique d'élaboration et de validation seront intégrés.
Collaboration Qualité-Informatique pour un projet mené de main de maître en interne
Pour les processus comme pour la gestion documentaire, le paramétrage est réalisé en interne grâce à une collaboration efficace entre le service qualité pour les spécifications et le service informatique pour le paramétrage. Le CHU de Rouen vise ainsi à rationaliser l'ensemble de ses processus et vider graduellement l'intranet de ses 10 000 documents en construisant, pour fin 2008, un référentiel interne accessible à tous les personnels.